キャリアコンサルタントの
常光です。

今回のコラムは
タイムマネジメントについてお伝えします。

経営者さんやビジネスパーソンの
キャリアコンサルをしていて
一番よく出てくるテーマの一つです。

動画でご覧になりたい方はこちらから

Time is money.
「時は金なり」ということわざがありますが
実はお金よりも時間の方が貴重です。

お金は借りることができますが、
時間は借りることができません。

1日24時間、1年で365日という時間は
みんな平等です。

お金は今すぐ使いたいことがなければ
貯めておいて後から使うことができます。

時間は貯めておいて
後から使うことはできません。

自分のやりたいことが
まだ見つかってないから、
いつか見つかったときのために
時間を置いておくということはできません。

「うーん…やりたいことって何かな？」
「本当に自分はこうしたいのかな？」

そんなふうに考えているうちに
時間は過ぎていきます。

ですから、
お金の使い方と時間の使い方であれば、
時間の使い方を先に学ぶのが効果的です。

「もっと若いうちから知っておけば…」
クライアントさんから
とてもよく聞く言葉です。

時間の使い方は、
人生にとても大きな影響を与えます。

本質的に理解して、
今日からさらに効果的に
自分が望むライフスタイルやキャリアを
創っていきましょう。

大事な予定から先に入れる

結論から言うと、
タイムマネジメントで一番大事なことは
大事な予定から先に入れることです。

ベストセラーの「７つの習慣」の中に
＜時間管理のマトリックス＞という
考え方があります。

まず、そちらをご紹介しながら
「大事な予定を先に入れる」とは
どういうことなのか、解説していきます。

普段、やりたいことや、
やらなければならないことなど
たくさんタスクを抱えていらっしゃると思います。

そのタスクが全て
同じくらい大事とか、
同じくらい急ぎということはなく、
優先順位がありますね。

＜時間管理のマトリックス＞とは
重要度の高低と緊急度の高低で
タスクを4つの領域に分類する考え方です。

では、ここでクイズです。

この4つの領域のうち、
一番最初に取り組むべきタスクは
どの領域でしょうか。

記事をスクロールする前に
ちょっと考えてみてください。

これはめちゃくちゃ簡単です。
ひっかけ問題ではないので
シンプルに素直にお考えくださいね。

では、回答です。

この4つの領域のうち、
一番最初に取り組むべきタスクは
左上の領域ですね。

重要度が高くて、緊急度も高い
急ぎで大事なことから
まず取り組む必要があります。

おそらく皆さん
正解されたのではないでしょうか。

では、逆にこの4つの領域の中で
一番後回しでいいもの、
4番目に取り組むことはどの領域でしょうか。

これも簡単ですね。
正解はこちらです。

重要でもないし、急ぎでもない
やらなくてもいいぐらいのタスクですね。

では、残り2つの領域のうち、
どちらが2番でどちらが3番でしょう？

ここもスクロールする前に
ご自身でちょっと考えてみてください。

正解はこちらです。

急ぎではないけど、大事なことから
先に取り組む必要があります。
右上が2番目。左下が3番目となります。

実はここがポイントで、
8割～9割の方が
2番と3番を逆に答えられます。

急ぎのことをまず片付ける。
それが正しい優先順位だと
思い込んでいる方が多いということです。

確かに、子どものころから
「期限が迫っていることから先にする」と
教えられてきたような…？

しかし、よくよく冷静に考えると、
【A】急ぎじゃないけど大事なこと
【B】急ぎだけど大事じゃないこと

どちらかしかできないとしたら、
当然、【A】の大事なことができるほうがいいですね。

ですから、
タイムマネジメントの基本は
「大事な予定から先に入れる」なのです。

この4つの領域には、
この優先順位の順に
第1領域から第4領域という
名前がついています。

それぞれの領域のタスクの具体例と
特徴を下の図に示しました。

では、タイムマネジメントが上手な
時間を効果的に使っている人は
どの領域にどのくらい時間をかけているのでしょうか？

次の章で解説していきます。

効果的な人の時間の使い方

タイムマネジメントが上手な
効果的に時間を使えている人は
第2領域に一番重きを置いています。

重要度の低いこと＝第3領域、第4領域は
緊急であろうとなかろうと
そもそも大事ではないので、
なるべく避けようとします。

そして、自分にとって重要なことだけに
取り組もうとします。

さらに、重要度の高いタスクの中でも
第1領域より第2領域の活動に
時間をかけようとします。

急ぎのことに振り回されるパターン

「急ぎのことから片づけるべき」と
思っていると、
第3領域の活動をしている時間が
多くなります。

この第3領域のタスクというのは
あまり大事なことではないのですが、
取り組んでいると

「今日はタスクをたくさんこなせたぞ。
調子がよかった。ヨッシャ！」と、
見せかけの充実感が
得られてしまうことがあります。

それが「時間を上手く使うことだ」と
勘違いしてしまうことがあるのですが、

しかし、実はそれは
それほど重要ではないタスクに
たくさんの時間を投入しているということで、
時間を効果的に使えていないのです。

その場合、見せかけの充実感は
あるかもしれませんが
自分にとって大事なことに
時間を使えておらず、

他人から急ぎとか重要と要求されることに
時間を使っている可能性が高いです。

休むことに罪悪感を持っていませんか？

「休みの日にダラダラするのを何とかしたい。
タイムマネジメントが上手になりたい」

そういったご相談やご質問を
お受けすることがとてもよくあります。

しかしそれはタイムマネジメントの
問題ではなく、
休むことへの罪悪感の問題であることが
ほとんどです。

休むことはよくないことだとか、
無駄なことだという思い込みや
罪悪感を持っていると

「自分にとって大事な事からする」のではなく、
「とにかく空き時間を埋める」という発想になり、
第3領域の活動に
時間を使うことになります。

人間の行動の大半は無意識で行われます。

無意識に休むことに罪悪感を持っていると
頭では「自分にとって大事なことに
時間を使おう」と考えていても、

無意識の「空き時間があるとダメ」という
思い込みの方で
行動が決まってしまいます。

この状態では、自分の大事なことに
時間を使っていくことはできません。

休むことに罪悪感がある方は、
タイムマネジメントに取り組む前に
ご自身の価値観を見直すことが効果的です。

休息や心身をリラックスさせることは
健康維持のためにとても重要なことです。

健康維持や健康づくりは
第2領域の活動。

休むことはムダどころか
一番大事な活動なのです。

そもそも健康でなければ
何をやっても楽しめないです。

健康でなければ
成果も出にくくなります。

また、予定をキチキチに入れず
ゆとりの時間を持つことで
突発的なトラブルにも対応できます。

適度な空き時間を持つことは
タイムマネジメントの一環で
とても大事なことなのです。

大事な予定を先に入れる方法は？

では大事な予定を先に入れる方法を
具体的にお話ししていきましょう。

例えば、
自身の人生で何が一番大事かを
振り返ったときに、
「お子さんと一緒に楽しく過ごす時間」と
回答される方はとっても多いです。

それなのに休日の時間の使い方の目標設定が
「洗濯して、掃除機かけて、
作り置きのおかずを作って
やるべきことを終わらせて、
残りの時間は
子どもと一緒にゆっくりしよう」
というふうになっていると、
一番大事な予定を先にいれていません。

溜まっていた家事を終わらせて
見せかけの充実感が得られても

家事が終わったら夕方になっていて、
お子さんとあまり過ごせなければ
自分の一番大事なことに
時間を使えていないことになります。

仕事であれば、
目先の雑用で忙しくて、
見せかけの充実感を得てしまって

本当に取り組まないといけない
自分のキャリアビジョン構築や
スキルアップという
本質的で重要な課題に
取り組めていない状態。

これも効果的な時間の使い方とは言えません。

一番大事なことをなぜか後回しにして
2番目3番目に大事なことに
たくさん時間を使ってしまっている状態です。

「最良の敵は良」という言葉があります。

一番大事なことに取り組めないのは
全く大事ではないタスクが
大量にあるからではありません。

2番目に大事なことをやっているうちに
1番大事なことに
取り組む時間がなくなってしまうのです。

ですから、1番大事な予定から
先に入れてしまうことが大事なのです。

例えば、お子さんと一緒に楽しく過ごす
時間が一番大事なのであれば、
先にお子さんと一緒に
楽しく過ごしてしまえばいいのです。

朝ゆっくりお布団の中で
ゴロゴロしながら
お子さんがまとわりついてきて、
抱っこしたりハグしたりしながら
おしゃべりしたりしてたら
気づいたら2時間経ってた。

お昼前にもそもそ起きてきて
みんなでホットケーキ焼いて
寝癖ピンピンのまま、わいわい食べた。

そんな時間を過ごしたなら、
人生で一番大事なことに
ちゃんと時間を使えています。

だから、
「朝からちゃんと一番大事なことを
まず終わらせたな。よかったなぁ」と
充実感を味わえばいいのです。

それから、2番目に大事な家事をやります。

朝、お子さんがまとわりついてきて
自分も本当はもう少しゴロゴロ
のんびりしたいのに

「ダメよ！先にやることやらなきゃ！」なんて、
2番目に大事なことをするために
1番大事なことをしないのは、
本末転倒ですね。

スケジュールや気持ち的に
先に家事を終わらせてしまいたいとしても

午後からは絶対子どもと一緒に過ごす、とか
今日はここに行って
こんな過ごし方をするという予定は
先に決めてしまいましょう。

これは、お仕事や
他人との約束と同じです。

例えば14時からお客様との
アポイントがあったら

それまでの時間に
別の仕事や予定をしていて、
「あー…もうちょっとで片付くのにな。
もう少しやりたいな」と思っても、

アポイントの時間になれば中断して
約束を守りますね。

それと同じで、
自分にとって一番大事な予定を入れたら
ちゃんとその自分との約束も守りましょう。

ここがすごくルーズに
なってしまってる方が多いです。

他人との約束は守るのに、
自分との約束はいとも簡単に破ってしまって
破ったことに罪悪感すらなく、
自分が一番大事にしたいことを
おろそかにしてしまっている。

こんなパターンを繰り返していては
自分の大事なことに時間を使う
効果的な人生は絶対に送れません。

他人との約束と同じように、
自分との約束もしっかり守っていきましょう。

それは別に特別なこととか、
贅沢なことではなく、
当たり前のことです。

他人との約束を守るのは、
その相手を特別扱いしているとか、
相手に贅沢させているわけではなく、

「アポイントを入れたら守る」という
当たり前のことをしているにすぎません。

自分自身にも
その当たり前のことをしましょう。

時間＝人生

時間の使い方を考えることは
実は生き方を考えることと同じです。

時間とは結局はその人の人生そのものです。

今このコラムをお読みいただいている時間は
あなたを人生の貴重な一部を
使っているわけです。

ですから、
時間の使い方を考えることは
タスクのこなし方を考えることではなく

自分の人生をどんなことに
使っていきたいのか
どう生きていきたいのかを考えることです。

タイムマネジメントは、
あなたがこう生きたい、
これが一番大事ということに

しっかり時間を使っていけるように
時間を管理していくということです。

効果的に時間を使いたいと思ったときに
自分はいったい何に
時間を使っていきたいのか
どんな人生を送りたいのかではなくて

タスクをいかに早くたくさんこなすか
という発想になっている方は
そもそも本質からズレてしまっています。

そこを注意しましょう。

第2領域に取り組むと第1領域は少なくなる

また、第1領域と第2領域は
どちらも大事なことですが

第1領域のことばかり取り組んでいる生き方は
とてもストレスフルで疲れます。

日々、緊急の課題や危機対応に追われている
息つく暇もないという状態です。

急ぎのタスクを
早く終わらせないと！ということより、
そもそも急ぎのタスクが発生しないように
どうすればいいかを
考えていく方が効果的です。

第2領域のことにしっかり時間をかけて
長期的なスキルアップや
人間関係構築、資産構築など
しっかり準備と計画を持って
取り組んでいれば

第1領域の今すぐ対応すべき危機は
起こりにくくなります。

例えば、自分のキャリアビジョン構築や
スキルアップは急ぎではないですし

今日やらなかったからといって
今すぐ困るわけではない、
しかし将来のためには、
やっておいた方がいい、重要なタスクです。

ここに日頃から時間をかけて
しっかり取り組んでいるという人は、
そもそも危機が起こりにくいです。

今、時代の変化がとても速くなっています。

どんなお仕事をされている方でも
環境が変わっていくことはよくあります。

例えば、
会社で今自分がいる部門が売却されたり、
事業縮小で撤退するという事態が
起こることもあります。

その時に日頃から、
自分のキャリアビジョン構築や
スキルアップという課題に
取り組んでおられた方は
さまざまな選択肢が思いつきます。

今いる会社内で別の部門に行っても
自分のキャリアビジョンに合っているなら
異動して別の業務にあたりながら
自分が望むライフスタイルやキャリアを
創っていくことができます。

元々の部署の仕事や職種でないと
やりたいことが実現できないという
こだわりがあるなら、
転職や起業も視野に考えられます。

日頃から準備をしていますから、
環境の変化があっても
さまざまな選択肢の中から
自分のキャリアビジョンに合った選択を
することができます。

日頃から目先の業務や、雑務に追われて
「忙しくて考えるヒマがない」と
自分のキャリアビジョン構築や
スキルアップをほとんど考えてこなかった人は

環境が変わった途端に
先が見えなくなってしまいます。

「転職するなら若いうちのほうがいい」
などと焦って行動してしまうこともあります。

準備がなく焦ってる中でやった選択は
残念ながらあまりいい結果に
なることはありません。

今は変化がとても早い時代です。

会社も生き残って
従業員さんの雇用を守っていくために
業種や業態を変えていくことは
当たり前になっています。

ですから、そういう前提で
前もって準備しておくことが大事ですね。

緊急ではない、
誰に急かされることもない、
期限があるわけでもない、
でも自分にとっては大事なこと、という
第2領域の活動は

自分で意志を持って取り組もうと思わなければ
なかなか取り組むことはできません。

ですから、そこに取り込んでいる人と
取り組んでいない人との差が
どんどん大きくなっていくのです。

自分を急かすのではなく
しっかり計画を立てる

また、実際には時間はたっぷりあって
焦る必要はないのに、

わざわざ自分に
「早くやらなきゃ！これは今月中！」
というようなプレッシャーをかけて
自分を急かしている人もいらっしゃいます。

そのような根性論ではなく、
しっかりとスケジュールや計画を立て、
ムリなく小さなタスクを
こなしていく力をつける方が効果的です。

長期的な視野で計画を立てられるように
考えていきましょう。

例えば、資産を構築するときに
めちゃくちゃ頑張って何か一山当てて
一発で資産を作ろうというのは
すごく難易度が高いです。

ものすごく商才やセンスがある方が
運とタイミングに恵まれたら
できるかもしれないですが
どんな人でもできるやり方ではありません。

強みを活かして
無理なく楽しみながら仕事をして、

好きなことをしたり、
ガマンしないで楽しく生活しながら
毎月コツコツ貯めたり、運用したり、
コツコツスキルアップをして
収入を上げていく。
そして30年でこれだけの資産を作ろう。

そんなふうに計画をする方が
実現可能性が高くて
ストレスも少ないです。

このように長期的な視野で
自分の目標を立てて
そのために必要なタスクに分解して
コツコツ実行する力は

タイムマネジメントだけではなく
どんなお仕事にも必要な
ポータブルスキルの一つです。

「頑張ってとにかくやる！」
「早くやるのがいいことだ！」という
思考になりがちな方は

焦らず長期的に
小さなタスクに分解してやる力を
つけることで、
タイムマネジメント以外にも
活かされることが多いでしょう。

無駄なことに時間を使ってしまう心理

なぜか重要でも緊急でもない
第4領域の活動に

「無駄だな」と分かりながらも
結構時間を使ってしまっているな…
という方も少なくないのではないでしょうか。

暇つぶしのスマホゲームや
必要以上のSNSなどですね。

実は私もSNSを見はじめたら
すごい時間が経っていて
「あ！この時間無駄だったな」と
思うことがあります。

第4領域に時間を使ってしまうのは
疲れているサインということもあります。

特に、毎日忙しくて締め切りとか
緊急な課題に追われている
第1領域の活動が多い人は
ストレスが結構多いです。

そのような状態だと
息抜きとか現実逃避が必要になります。

ストレスを逃がすために
心がバランスを保とうと思って
第4領域の行動をとろうとします。

それで、
忙しくてやらなければいけないことや
やりたいことはたくさんあるはずなのに

なぜかだらだらゲームをやってしまうとか、
いつまでもSNSを見てしまうという
パターンになってしまいます。

こういう時は、
「第4領域の活動をやめよう」と
目先の時間の使い方を考えるよりも、

長期的に
「第2領域の活動に時間を使おう」と
意識する方がいいですね。

第2領域の活動に時間が使えれば
緊急対応や差し迫ったタスクに
追われることがなくなります。

するとストレスが減るので
ストレス対処や暇つぶしの無駄な活動を
そもそもあまりしたいと思わなくなります。

やはり基本は
第2領域の活動を増やしていくこと。

そこだけに集中すればいいのです。

時間の長さだけではなく質も大事

そして大事なことに時間を使うといっても
必ずしも時間を長時間使う必要はありません。

時間の長さだけではなくて
質もとても大事です。

私のクライアントさんの例をご紹介します。

専門職としてご活躍されている方で
「仕事の優先順位付けを考えたい」と
タイムマネジメントセミナーを
ご受講されました。

しかし、セミナーで
自分の一番大事なことを考えていく中で

「子どもとの時間を一番大事にしたい」という
ご自身の想いが明確になり、

仕事の優先順位付けよりも
お子さんとの時間をどう過ごすかを考える方が
自分にとっては大事だと気づかれました。

もともとお子さんとの時間も
とても大事にされていた方なので
時間的にはお子さんと過ごしている時間は
結構長かったそうです。

でも質はどうかな？と考えると、
お子さんと一緒に遊んだりとか
お話を聞きながらも

仕事の段取りを考えてしまうなど
少し上の空の時もあったと気づかれました。

お子さんとの時間は
その方にとって
一番大事なことのはずなのに

なぜかその一番大事なことをしながら
二番目以下に大事な仕事の段取りを
あれこれ考えて

せっかくの一番大事な時間を
どこか上の空で過ごしていたことに
「なんてもったいないことをしてたんだ」
という想いがわいてきたそうです。

そして、ご自分のこれからの目標として
「子どもと遊ぶとき全力で楽しみます」
とおっしゃってお帰りになられました。

その後、しっかり有言実行で
お子さんと遊ぶときに
「全力で楽しもう！」と臨まれたそうです。

すると、めちゃくちゃ面白くて
久々にお腹抱えて笑うぐらい楽しく、
「子どもより私の方が楽しんでました。
すごいリフレッシュできました。」
と、教えてくださいました。

メリハリがついて、
結果的にお仕事の質も上がったそうです。

最初は、ご自分のためというよりは
「子どものためにちゃんと向き合う」
というような感覚でしたが、

「実は遊びやリラックスが必要だったのは
子どもじゃなくて私だったんですよね。
それを子どもから教えてもらいました。」と
振り返っておられました。

だらだら仕事のことを考えるんじゃなくて
メリハリつけて楽しむときは楽しむ。

あ！これがタイムマネジメントか！と
納得されていました。

大事なことを一番大事にするというのは
一番時間をかけるということではありません。

もちろん、ある程度の時間を
かけることは必要ですが
質ももちろん大事です。

大事にしたいことがあっても
すぐにそれに時間をかけることは難しいな
という方もいらっしゃるでしょう。

でも、大丈夫です。
毎日10分でも集中して
質を高めることはできます。

自分にとって大事なことを
「これは大事なことなんだ」と認識して
しっかり集中して時間やエネルギーを
使っていきましょう。

自分らしく幸せを実現する
ライフキャリアデザインについて
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